Un problème : la fraude à la TVA
Première recette fiscale de l’État, la TVA peut faire l’objet de nombreuses fraudes, particulièrement dans les commerces et les restaurants. En France, la perte estimée chaque année s’élève à 12,8 milliards d’euros.
Il existe différentes techniques de fraude, mais la plus courante reste celle de la caisse enregistreuse. En utilisant un logiciel non certifié, il est facile d’émettre des tickets de caisse puis de les annuler et ainsi les faire disparaître de la comptabilité. Le commerçant peut alors choisir la somme qu’il déclare à l’administration fiscale. Ce système lui permet donc de payer moins d’impôts et de garder l’argent de la TVA en liquide.
Bien sûr, ce type d’agissements est parfaitement illégal et les sanctions prévues sont lourdes : une fraude fiscale est punie de 500 000 euros d’amende et de 5 ans d’emprisonnement.
Une solution : la loi de 2018 relative au logiciel de caisse enregistreuse
Pour limiter la fraude à la TVA, la loi de finances pour 2018 prévoit la mise en conformité des logiciels de caisse. Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants et artisans assujettis à la TVA doivent utiliser une caisse enregistreuse sécurisée et un logiciel certifié NF525.
En quoi consiste la certification exactement ?
La norme NF525 garantit le respect de 4 conditions dans le traitement de vos données d’encaissement.
- Elles sont inaltérables : les encaissements ne peuvent être modifiés une fois enregistrés.
- Elles sont sécurisées : impossible de perdre les éléments d’origine ainsi que les pièces justificatives.
- Elles sont conservées : elles sont sauvegardées et clôturées sur une période définie.
- Elles sont archivées : le logiciel organise l’archivage des informations qui sont figées et horodatées.
Comment savoir si votre caisse est conforme à la norme imposée ?
Si votre matériel date de plusieurs années, il y a de fortes chances pour qu’il ne soit pas aux normes. Pour vous en assurer et gagner du temps, la meilleure chose à faire est de contacter le fournisseur de votre équipement. Il est le mieux placé pour répondre à cette question.
Que faire si votre logiciel de caisse n’est pas certifié ?
Si vous n’êtes pas encore équipé conformément à la réglementation, vous devez vous adresser à un éditeur de logiciel ou tout autre fournisseur accrédité afin qu’il vous installe une caisse enregistreuse certifiée. Pensez à lui demander un certificat de conformité, s’il ne vous le donne pas de façon spontanée.
Cette certification peut être délivrée sous forme numérique ou papier. Pour être valable, elle doit contenir :
- le nom et la référence précise du logiciel,
- la date d’achat,
- une mention indiquant que le logiciel remplit bien les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
Attention, si vous n’engagez aucune démarche pour vous mettre en conformité avec la loi de 2018, vous risquez une amende de 7 500 euros.
Le logiciel de caisse : un outil qui va bien au delà de l’encaissement
Certes, l’utilisation d’un outil certifié vous est imposée et vous préfériez peut-être votre vieille calculatrice… Mais autant tirer parti de cette obligation en vous équipant d’un système de caisse performant qui facilitera votre comptabilité et la gestion commerciale de votre magasin.
L’objectif principal de votre logiciel de caisse reste bien sûr d’enregistrer les transactions réalisées dans votre commerce, mais ils peuvent également vous proposer d’autres fonctionnalités pensées pour piloter votre entreprise avec efficacité. Si ces options vous intéressent, gardez-les en tête lors que vous serez amené à choisir votre équipement.
Mieux connaître vos résultats
Un bon terminal de caisse certifié a la possibilité d’enregistrer toutes vos données d’encaissement et de les restituer sous forme de tableaux statistiques mis à jour en temps réel : évolution de votre chiffre d’affaires, de votre panier moyen, de vos marges, etc.
Il est aussi capable de vous transmettre des informations sur les articles qui se vendent le mieux, à quel moment de la journée, quelle est la dépense moyenne de vos clients etc. En résumé, il vous aide à gérer votre activité commerciale de A à Z. Plus vous avez de données en main, plus vous pouvez adapter votre stratégie rapidement.
Par exemple, si vous constatez une tendance à la baisse de votre CA, vous pouvez réagir vite en organisant une opération spéciale avec des réductions ou des produits offerts. Vous pouvez aussi décider de faire un peu de publicité.
Simplifier votre comptabilité
Un logiciel d’encaissement vous aide à finir vos journées plus tôt grâce à une clôture automatique. Il vous fait également gagner du temps lors de la saisie des écritures comptables : plus besoin de les entrer manuellement chaque mois, votre caisse enregistreuse s’en occupe à votre place.
Enfin, si vous optez pour un logiciel en ligne, vous pouvez connaître la santé financière de votre entreprise à tout moment. Cet outil récupère de nombreuses données comme vos opérations bancaires, vos factures fournisseurs, etc. Il rassemble tout dans un tableau et vous indique en temps réel l’état de votre trésorerie.
Contrôler vos stocks
La gestion des stocks peut être un vrai casse-tête, surtout si vous avez plusieurs points de vente ou de nombreux fournisseurs. Au moment de choisir votre logiciel de caisse, vous pouvez vous orienter vers un système qui vous permet de rassembler toutes les informations liées aux stocks au même endroit.
De manière générale, ce type de fonctionnalité vous aide à détecter les problèmes de stock rapidement. Une alerte vous signale lorsqu’un produit est proche de la rupture ou lorsqu’une référence, présente en grande quantité, bloque trop de trésorerie.
Gérer des programmes de fidélité
Vous proposez des réductions à vos clients les plus fidèles ? Les cartes à tamponner sont peu pratiques car souvent oubliées et finissent parfois à la poubelle. En résumé, elles sont peu efficaces pour les faire venir régulièrement en boutique. Les caisses performantes contiennent un programme de fidélité qui enregistre tous les achats effectués par vos clients. En indiquant leur nom au moment du règlement, ils cumulent des points ou des avantages automatiquement.
Grâce aux données de vos clients, vous pouvez organiser des opérations promotionnelles adaptées et ciblées, en fonction des habitudes de consommation de chacun. C’est une bonne stratégie pour attirer plus de monde dans votre boutique et ainsi générer un meilleur chiffre d’affaires.
La législation française vous oblige à utiliser une caisse enregistreuse associée à un logiciel certifié afin de lutter contre la fraude à la TVA. Profitez de cette contrainte pour vous équiper d’une solution d’encaissement à la prise en main facile, qui vous aidera à piloter au mieux votre commerce. Les fonctionnalités de gestion de stock, de fidélisation, de comptabilité et de données statistiques vous feront gagner plusieurs heures par semaine.
Retrouvez ici le texte officiel relatif à la règlementation des logiciels de caisse.
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